Município não só figurou entre o grupo de cidades que instituíram o arquivo público como foi “um case” relatado durante o Encontro.
Votuporanga foi representada no 28º Encontro Paulista sobre Gestão Documental e Acesso à Informação realizado na última semana em São Paulo. Marcelo Damaceno, chefe da Divisão de Arquivo Público da Prefeitura, participou do evento e falou sobre “Como institucionalizar o arquivo do município”.
Durante o evento, houve a apresentação do Mapa Paulista da Gestão Documental e Acesso à Informação, com informações georreferenciadas sobre os 645 municípios paulistas. Neste mapa interativo foi possível obter informações sobre as Câmaras e Prefeituras, se algum arquivo público municipal foi instituído e por qual instrumento legal; se a gestão documental foi implementada, entre outras informações.
Votuporanga não só figurou entre o grupo de municípios que instituíram o arquivo público como foi “um case” relatado durante o Encontro. Junto com Votuporanga, também participaram representantes de São Vicente, Leme e Limeira.
Marcelo apresentou a experiência vivenciada durante o processo de implantação do Sistema Municipal de Arquivos, iniciado em 2021 a partir da Lei Complementar nº 458. Entre os objetivos do Sistema estão: promover a gestão sistêmica de documentos e informações das idades corrente, intermediária e permanente; agilizar o acesso aos documentos e informações; assegurar a preservação de documentos que encerram valor histórico, probatório e informativo; e promover a integração das atividades nos diversos órgãos e entidades da Administração Municipal.
A partir desta lei, foi criada a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, formada por servidores efetivos de diversas áreas, que tem por finalidade promover a identificação e avaliação dos documentos, coordenar os trabalhos de eliminação, transferência e de recolhimento de documentos, entre outras atribuições.
O evento foi transmitido ao vivo pela página do Arquivo Público do Estado no Youtube e no Facebook e pode ser acessado através do link: youtube.com/@arquivopublicosp. “A participação no evento foi muito importante para nossa cidade, pois levou o nome de Votuporanga para um evento que seria somente para as prefeituras e câmaras do Estado de São Paulo, mas foi muito além das fronteiras, pois o Arquivo do Estado é referência para o Brasil e acabou tendo audiência no país todo. Tivemos a oportunidade de demonstrar o trabalho realizado pelos servidores do Arquivo Público de Votuporanga em conjunto com os servidores da CADA (Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso) do município, orientados pelo CAM (Centro de Assistência aos Municípios) do Estado de São Paulo, com o apoio primordial do governo municipal através do nosso prefeito Jorge Seba. Através do nosso ‘case’, muitos municípios poderão tomar como exemplo para institucionalizar seus arquivos, assim, Votuporanga depois deste evento, entra na lista de cidades referência para as demais do Estado”, disse Marcelo Damaceno.
